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Eventos Corporativos

¿Cómo celebrar en teletrabajo y en pandemia?

Con la pandemia tuvimos que adaptarnos al trabajo en distancia y también a reinventar ciertas a actividades en modo remoto, teniendo múltiples opciones y formatos para acercar los eventos importantes de las organizaciones a sus colaboradores.

Los eventos online han tomado fuerza en tiempos donde el distanciamiento social y el teletrabajo es la nueva normalidad de algunas organizaciones. Es así como las productoras que antes organizaban cócteles y arrendaban centros de evento, hoy se especializan en plataformas digitales y en streaming para darle una nueva forma a los eventos corporativos.

De eventos a programas de TV

Es el caso de Tango 360º, productora de eventos liderada por Pavel Friedmann, co- autor del libro “Eventos Corporativos Online”, quien ha experimentado este cambio de escenario de lo presencial a lo digital en carne propia los últimos meses.

“Muchos piensan que es trasladar el evento corporativo a una plataforma digital, pero transformar esas celebraciones requiere del desarrollo de productos relacionados al formato de televisión. Hoy un evento virtual corresponde a un formato similar a un programa de televisión, con toda la producción que eso implica”.

De la cartera de clientes de la productora, el 100% cambió sus eventos presenciales por actividades en línea.

“Esto también significó recopilar información de los públicos que se conectarían a la transmisión, ya que más personas tendrían acceso al evento y no solo los colaboradores, también por ejemplo sus familias”, comenta Pavel.

Aniversario online

En Colbun, cada año en marzo se organiza lo que será su fiesta de aniversario. Una celebración que estaba en duda de realizarse en ese momento, dado el contexto reciente de la llegada del coronavirus a Chile y con ello, la gran cantidad de colaboradores de la organización que comenzaban a trabajar desde sus casas como medida de prevención.

Contra todo pronóstico, decidieron arriesgarse y en mayo realizaron su primer aniversario en formato online, en donde contaron con diferentes artistas y comediantes nacionales, además de la participación de los colaboradores y sus testimonios.

“Lo remoto no era una barrera tan grande, ya teníamos buenas herramientas previas. Nuestro desafío era establecer un programa ad hoc a la plataforma online: nuestros eventos duraban 5 horas, por lo que había que pensar en la duración y en el horario para abarcar a la mayor cantidad de personas. El objetivo principal era que las personas se encontrarán, manteniendo nuestro sello”, comenta Andrea Gillet, Jefe de Comunicaciones Internas de Colbun.

El evento fue todo un éxito contando con el 70% de la dotación conectada vía streaming, permitiendo a los colaboradores interactuar a través de un chat en la plataforma online. Además, la transmisión contó con colaboradores que pudieron visibilizar sus historias personales, generando una instancia intima de conexión entre todos, lo que resultó en una celebración muy valorada.

“En momentos difíciles, generar estos eventos online es preocuparse y ocuparse de los colaboradores. Una comunicación con sentido es muy importante, porque transmite muchas veces alegría: no es lo mismo planificar un evento, con todo lo que eso significa a crear una reunión vía videollamada”, enfatiza Pavel Friedman.

¿Qué es lo que se debe tener en cuenta al momento de un evento online?

1.- No todos somos iguales ante la red: todos verán algo distinto de lo que se está transmitiendo. ¡El internet es impredecible!

2.- Identificar cuál es el público y el mensaje que se quiere transmitir.

3.- El mensaje debe tener sentido: es una oportunidad de acercarse a los equipos y que se conozcan otras realidades.

4.- Cantidad de participantes: esto para determinar una plataforma de soporte del evento virtual.

5.- Secciones de interacción: es necesario generar instancias de participación en el mismo evento para mantener la atención del público y también, permitir la participación de los colaboradores. 

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